Инвентаризация — это ключевое понятие в сфере электронной коммерции и маркетплейсов, которое помогает продавцам оптимизировать свои бизнес-процессы и увеличивать продажи на платформах Kaspi, Wildberries и Ozon.
Определение
Инвентаризация представляет собой процесс физического подсчета и сверки фактических остатков товаров с данными учетной системы для обеспечения точности складского учета. Эта обязательная процедура позволяет выявить недостачи, излишки, пересортицу и другие расхождения между фактическим наличием товаров и их отражением в системе. На маркетплейсах точность инвентаризации критически важна для поддержания актуальности остатков, предотвращения overselling и обеспечения качественного обслуживания покупателей.
Применение на маркетплейсах
Особенности инвентаризации товаров в FBO программах связаны с тем, что физические остатки находятся на складах маркетплейса, а не под прямым контролем продавца. Маркетплейсы проводят плановые инвентаризации 1-2 раза в год и внеплановые при выявлении существенных расхождений. Продавец получает уведомление о предстоящей инвентаризации за 5-7 дней с указанием даты и перечня проверяемых товаров. В период инвентаризации продажи приостанавливаются, что может повлиять на рейтинги и доходы.
Процедуры согласования расхождений с маркетплейсом регламентированы договором и могут занимать от нескольких дней до месяца. При выявлении недостач менее 2% от стоимости товаров, они списываются как естественная убыль. Недостачи свыше 2% подлежат возмещению продавцом или списанию с депозита. Излишки оформляются как дополнительное поступление товара с зачислением на баланс продавца. Спорные позиции рассматриваются комиссией с участием представителя продавца.
Влияние результатов инвентаризации на доступность товаров может быть существенным для продаж. При обнаружении фактических остатков меньше учетных, маркетплейс автоматически корректирует доступное для продажи количество. Это может привести к статусу «Нет в наличии» для товаров, которые показывались как доступные. Обратная ситуация — обнаружение излишков — позволяет возобновить продажи товаров, которые числились как отсутствующие. Временное изъятие товаров из продажи на период инвентаризации снижает видимость в поиске.
Практические аспекты
Подготовка к инвентаризации включает комплекс мероприятий для минимизации расхождений и ускорения процесса. Сверка данных приемки товаров за последние 6 месяцев выявляет потенциальные ошибки учета. Анализ возвратов и списаний помогает понять причины возможных недостач. Подготовка документов (накладные, акты приемки, переписка по спорным поставкам) ускоряет разбор расхождений. Назначение ответственного лица для участия в комиссии обеспечивает защиту интересов продавца.
Процедуры подсчета и документирования результатов проводятся в соответствии с методикой маркетплейса. Сплошной пересчет охватывает все товары на складе или выборочная инвентаризация проверяет определенный процент позиций. Комиссия состоит из представителей склада, службы безопасности, продавца (при необходимости). Каждая позиция взвешивается или пересчитывается поштучно, результаты заносятся в инвентаризационную опись с указанием фактического и учетного остатка. Расхождения отмечаются отдельно с указанием возможных причин.
Работа с расхождениями и спорными позициями требует системного подхода и документального обоснования. Для каждого расхождения анализируются возможные причины: ошибки приемки, неучтенные списания, пересортица, кража, естественная убыль. Продавец имеет право на контрольный пересчет спорных позиций в присутствии независимой комиссии. Документальные доказательства (фото упаковки, накладные с подписями, видеофиксация приемки) могут служить основанием для оспаривания результатов. Взаимозачеты недостач и излишков по разным товарам допускаются при согласии сторон.
Влияние на бизнес
Финансовые последствия недостач и излишков напрямую влияют на прибыльность бизнеса. Недостачи в размере 1-2% от стоимости товарооборота считаются нормальными для большинства категорий. Однако для высокооборачиваемых товаров с низкой маржой это может составлять 50-100% месячной прибыли. Излишки, хотя формально и увеличивают активы, часто оказываются неликвидными или морально устаревшими товарами. Стоимость хранения излишков может превышать их остаточную ценность.
Влияние точности учета на планирование закупок критично для поддержания оптимального уровня запасов. Завышенные данные об остатках приводят к дефициту товаров и потере продаж. Заниженные данные вызывают излишние закупки и замораживание оборотных средств. Ошибка в учете на 10% может привести к переизбытку запасов на 15-20% или дефициту на аналогичную величину. Это особенно критично для товаров с коротким жизненным циклом или сезонным спросом.
Необходимость корректировки цен при обнаружении излишков требует оперативных решений по inventory management. Обнаруженные излишки морально устаревших товаров нуждаются в быстрой реализации через скидки 30-50%. Товары с истекающим сроком годности требуют агрессивных распродаж со скидками до 70-80%. Автоматические системы ценообразования должны учитывать результаты инвентаризации для корректировки стратегий. Интеграция данных инвентаризации с системами репрайсинга позволяет мгновенно адаптировать цены к реальной ситуации с остатками.