Электронды шот‑фактура деген не
Электронды шот‑фактура — бұл тауар мен қызметті жеткізу фактісін растайтын және ҚҚС‑ты есептеуге/шегеруге қажетті реквизиттерді қамтитын электрондық құжат. Мағынасында бұл кәдімгі шот‑фактура, бірақ цифрлық қолтаңба және есеп жүйелері мен маркетплейстермен интеграция мүмкіндіктері бар нұсқасы.
Электронды шот‑фактура Қазақстанда қалай жұмыс істейді
Сатушы үшін электронды шот‑фактураны рәсімдеу практикада келесі кезеңдерден тұрады: сатып алушының реквизиттерін жинау, тауар позицияларын бағамен және ҚҚС ставкасымен құрастыру, нөмір мен датаны қою, құжатты ЭЦҚ‑мен (электрондық цифрлық қолтаңба) қол қою және сатып алушыға немесе есеп жүйесіне жіберу. Формат ретінде визуалдық қарау үшін PDF және жүйелер арасындағы алмасу үшін машиналық оқылатын XML/JSON қолданылады, мысалы 1С/ERP және сатушы кабинетінің арасында API арқылы.
ЭШФ‑тың негізгі элементтері, олардың дұрыстығы міндетті:
- Сатушының реквизиттері: атауы, БИН/БСН, заңды мекенжайы, ИИК және банк;
- Сатып алушының реквизиттері: ЖСН/БИН, атауы немесе толық аты‑жөні, мекенжай, ИИК (қажет болғанда);
- Шот‑фактура нөмірі мен датасы: сіздің нумерацияңыз бойынша бірегей нөмір және құжатты жазған күн;
- Тауар позициялары: атауы, саны, өлшем бірлігі, ҚҚС‑сыз баға, ҚҚС‑сыз сомасы;
- ҚҚС ставкасы мен сомасы: Қазақстанда стандартты ставка — 12%;
- Қолтаңба: сатушы немесе жауапты тұлғаның ЭЦҚ.
Kaspi.kz арқылы сатқанда заң тұрғысынан дұрыс ЭШФ рәсімдеу үшін типтік алмасу алгоритмі:
- Тапсырыс расталған кезде сатып алушының реквизиттерін жинаңыз (жеке тұлғаларға — толық аты‑жөні және ЖСН; заңды тұлғаларға — БИН және ИИК).
- ЭШФ‑ты есеп жүйеңізде немесе арнайы сервис арқылы, ЭЦҚ мүмкіндігін қолдайтын форматта жасаңыз.
- Құжатқа ЭЦҚ қойып, сатып алушыға электрондық пошта арқылы жіберіңіз немесе оны Kaspi сатушы кабинетіндегі тапсырысқа тіркеңіз.
- Электрондық көшірмесін (PDF + XML) кемінде 5 жыл сақтаңыз — салық тексерістері мен ішкі есеп үшін.
Kaspi.kz-та сатушыға электронды шот‑фактура не үшін қажет
Kaspi.kz‑та сатушылар үшін ЭШФ үш практикалық жағдайда маңызды:
- B2B сатылымдар және заңды тұлғалардың тікелей сұраныстары: көптеген компаниялар ҚҚС сомасын шегерімге алу үшін шот‑фактура талап етеді. Дұрыс рәсімделмеген ЭШФ сатып алушының тауарды қабылдамауына немесе ақшаны қайтаруды талап етуіне әкелуі мүмкін.
- Салық есептілігі және шегерімдер: сатушы үшін шот‑фактура сатылымды растайтын құжат болып табылады және табыс пен ҚҚС‑ты декларацияда дұрыс көрсетуге мүмкіндік береді. Мысалы, ҚҚС ставкасы 12% болғанда, егер ҚҚС‑сыз баға 100 000 KZT болса, ҚҚС = 12 000 KZT, ал төленетін жалпы сома = 112 000 KZT.
- Маркетплейстегі интеграция және клиенттік сенім: автоматты және жылдам ЭШФ‑тар сатушыларға тапсырыс өңдеу процестерін жеңілдетеді, қайталанатын сұрақтар мен қайтарымдарды азайтады.
Kaspi.kz жағдайлары және ЭШФ‑ты қалай рәсімдеу керек
Негізгі сценарийлер мен ұсыныстар:
- B2B тапсырыс: тапсырыс кезінде сатып алушының заңды реквизиттерін міндетті түрде жіберуді сұраңыз; құжатты ЭЦҚ‑пен белгілеп, электрондық түрде жіберіңіз. Егер клиент шот‑фактура талап етсе — сатушы оны тапсырыс жағдайында бірдей күнге рәсімдеуі керек.
- Жеке тұлғаға сату: жеке сатып алушыға көбінесе қарапайым сату‑шот қажет, бірақ егер сатып алушы ЖСН көрсетіп, ҚҚС‑ты шегеруді қаласа — шот‑фактура рәсімделуі тиіс.
- Аванс төлемі: аванс туралы құжат пен кейінгі сату бойынша ЭШФ‑ты байланыстыру қажет — ЭШФ‑та аванс туралы сілтеме болуы мүмкін немесе коррекция жасалады.
- Қайтару және түзету: тауар қайтарылғанда немесе қате табылғанда түзетілетін шот‑фактура (корректировкалық құжат) шығарылады, бастапқы ЭШФ‑қа сілтеме жасалып, түзетілген позициялар көрсетіледі.
- Kaspi.kz арқылы жеткізу және толықтырулар: маркетплейс талаптарын ескеріп, тапсырысқа тіркелген құжаттарды және статустарын бақылаңыз — кейде платформа белгілі бір форматты немесе қосымша өрістерді талап етуі мүмкін.
Рәсімдеу және автоматтандыру бойынша практикалық кеңестер
ЭШФ бойынша жұмысты жеңілдететін ұсыныстар:
- Нумерация және бірегейлік: шот‑фактура нөмірін құрылымдап, қайталанбауын қамтамасыз етіңіз; жүйелік нөмірлеу мен префикстерді қолданыңыз.
- Форматтарды бөліп алу: тұтынушыларға — PDF визуалды нұсқасын, жүйелік интеграция үшін — XML/JSON форматтарын дайындаңыз.
- ЭЦҚ енгізуді автоматтандыру: API арқылы немесе интеграциялық сервис арқылы құжатты тексеріп, ЭЦҚ‑ны автоматты қоюды наладтаңыз; бұл тіркеу уақытын және адам қателігін азайтады.
- Валидация және тестілеу: XML/JSON схемаларын және Kaspi.kz талаптарын алдын ала тексеріп, тест ортасында жіберулерді тексеріңіз.
- Архивация және резервтік көшірме: ЭШФ‑тарды электрондық нұсқада (PDF + XML) және ЭЦҚ метадеректерімен кемінде 5 жыл сақтаңыз; архивтің тұтастығын қамтамасыз етіңіз.
- Валюта және конвертация: шетелдік валютада сату болса, есептеу тәртібін және айырбас курсын көрсетіңіз; ҚҚС есептеудегі негіздемені айқын көрсетіңіз.
- Мониторинг статустары: API арқылы жіберілген ЭШФ статустарын бақылап, жеткізілмеген немесе қабылданбаған құжаттар бойынша автоматты әрекет жасаңыз.
- Қызмет көрсетушілер мен интеграторлар: егер ішкі жүйеде мүмкін емес болса — сенімді интеграциялық сервис немесе AWW сияқты провайдердің шешімін пайдаланыңыз.
Қорытынды
Электронды шот‑фактура ҚҚС‑тың заңды ережелеріне сәйкестігін және сауда операцияларының ашықтығын қамтамасыз етеді. Kaspi.kz сияқты платформаларда дұрыс және автоматтандырылған ЭШФ рәсімдеу сатушыларға есептілікті жеңілдетіп, клиенттермен дауларды азайтады. Басты шарттар — реквизиттердің дәлдігі, ЭЦҚ‑мен қол қою және файлдардың дұрыс сақталуы. Автоматтандыру мен API интеграциясы арқылы рәсімдеу процесін тұрақты және сенімді етіп жасауға болады.
Часто задаваемые вопросы
- Электронды шот‑фактураны Kaspi.kz арқылы сатқанда қандай реквизиттерді міндетті көрсету керек?
- ЭШФ‑та міндетті түрде сатушының дұрыс реквизиттері (атауы, БИН/БСН, мекенжайы, ИИК және банк), сатып алушының реквизиттері (ЖСН/БИН және атауы немесе толық аты‑жөні), бірегей нөмір мен дата, тауар позициялары (баға және саны), сондай‑ақ ҚҚС ставкасы мен сомасы көрсетілуі тиіс. Құжатта есептесу валютасы мен ЭЦҚ болуы қажет. Осы өрістер болмаған жағдайда құжат ҚҚС есептеулері үшін қабылданбауы мүмкін.
- ЭШФ‑ты қалай дұрыс қол қою және Қазақстанда ЭЦҚ‑қа қандай талаптар қойылады?
- ЭШФ сатушы немесе уәкілетті тұлғаның сертификаты тіркелген квалификацияланған электрондық цифрлық қолтаңба (ЭЦҚ) арқылы қол қойылуы тиіс. Қолтаңба құжаттың құқықтық күші мен деректердің бүтіндігін қамтамасыз етеді; API арқылы интеграция кезінде қолтаңба жіберерден бұрын қойылады. Әдетте 1С/ERP мен маркетплейс арадағы алмасу кезінде қолтаңбаның тізбегін сақтау және тексеру ұсынылады.
- ЭШФ‑ты сатып алушыға және есеп жүйесіне қалай жіберген ыңғайлы — файл арқылы ма әлде API арқылы ба?
- Екі тәсіл де қолдануға болады: сатып алушы үшін визуалды PDF дайындау және автоматты алмасу үшін машиналық оқылатын XML/JSON форматында API арқылы жіберу. Kaspi.kz‑қа сатушылар үшін API арқылы интеграция жасау немесе интеграциялық қызмет қолдану ыңғайлы — осылайша қол қойылған ЭШФ‑тарды автоматты түрде жіберіп, статустарын алуға болады. Ең бастысы — жіберілетін файл ЭЦҚ‑мен қол қойылып, платформа талап ететін форматқа сай болу.
- Егер шығарылған ЭШФ‑та қате табылса немесе тауар қайтарылса не істеу керек?
- Қате немесе қайтару жағдайында бастапқы ЭШФ‑қа сілтемесі бар түзетілетін шот‑фактура (корректировкалық құжат) шығарылады — қайтару кезінде жиі теріс сомалар көрсетіледі. Түзету де ЭЦҚ‑мен қол қойылып, сатып алушыға және есеп жүйесіне жіберілуі керек. Егер құжатты толық жою қажет болса, салық және платформа ережелеріне сәйкес аннулирлеу тәртібін орындаңыз.
- Электронды шот‑фактураларды қанша уақыт және қандай формада сақтау қажет?
- ЭШФ‑тарды бастапқы электрондық түрінде, ЭЦҚ‑сы және алмасу метадеректерімен бірге сақтаған жөн; резервтік көшірмелер жасап, визуалды PDF нұсқаларын да сақтау ұсынылады. Жалпы ереже бойынша құжаттарды салық заңнамасында белгіленген мерзімге (әдетте кемінде 5 жыл) сақтау қажет және оларды салық органдары сұраған кезде қолжетімді әрі оқылатын күйде ұстау маңызды.
